Несмотря на развитость современных технологий, ряд деловых вопросов можно решить только при личном визите. Для этого компании отправляют своих подчиненных в командировки. Чтобы компенсировать расходы на дорогу, важно предоставить в бухгалтерию ряд документов для отчетности. В статье мы рассмотрим нюансы приобретения авиабилета для командированного сотрудника, варианты оплаты, что подготовить для отчета за поездку в бухгалтерию.

Варианты оплаты авиабилета при полете в командировку

Отправляя своих работников в командировку, многие предприятия отдают предпочтение полетам на самолете. Этот вариант гораздо быстрее и удобнее наземного транспорта. Оплата авиабилета осуществляется наличными, банковской картой или электронным кошельком.

Наличный расчет

Наличными билет можно оплатить при покупке в офисе авиакомпании или в кассе аэропорта. Предполагается, что покупка выполняется при личном визите. Если пассажир покупал билет за свои деньги, он может компенсировать расходы. Для этого ему нужно предъявить в бухгалтерию документы, подтверждающие факт оплаты. Если билеты покупает работодатель, никаких лишних телодвижений пассажиру совершать не придется.

Безналичный расчет

Безналичный расчет актуален как при онлайн оплате, так и при покупке билета в кассе. Перечисление денежных средств осуществляется с банковской карты – через терминал, банкинг или интернет-эквайринг. Чаще всего билеты для командировок покупают электронным способом. Если пассажиру нужно отчитаться перед бухгалтерией, ему придется сохранить электронную квитанцию о проведении оплаты. При необходимости, можно запросить у банка выписку с лицевого счета.

Документы для отчета за полет перед бухгалтерией

По возвращению из командировки пассажиру нужно отчитаться за расходы на билеты. Обычно на эту процедуру дается не более 3-х дней. Если компания покупала билеты самостоятельно, летные документы сохранять не обязательно. Для отчета перед бухгалтерией потребуется:

1. Посадочный талон подтверждает тот факт, что пассажир прошел регистрацию. Эта процедура выполняется как в аэропорту, так и дистанционным способом. В процессе прохождения предполетных процедур от посадочного талона остается только корешок. Также могут присутствовать штампы.
2. Авиабилет нужно принести в бухгалтерию в бумажном виде. Если пассажир покупал его дистанционно, то потребуется распечатать электронную маршрут-квитанцию. Если перелет осуществлялся в другую страну, может потребоваться перевод документа, но чаще всего достаточно и оригинала.

Как быть, если билет на самолет или посадочный талон утерян

Если пассажир потерял билет или посадочный талон, он может обратиться в авиакомпанию за справкой. Она подтвердит, что командировочный действительно пользовался услугами авиаперевозчика. Услуга предоставляется на платной основе. Ее стоимость варьируется от 500 до 1500 рублей. В справке будет указана следующая информация:

• номер рейса;
• персональные данные пассажира;
• маршрут перелета;
• цена билета;
• номер заказа;
• место в самолете.

Для получения справки пассажиру нужно позвонить по горячей линии авиакомпании или обратиться непосредственно в ее офис. Документ могут выдать как в электронном, так и в бумажном виде. Максимальный срок рассмотрения заявления составляет 15 дней, но многие авиакомпании предоставляют услугу гораздо быстрее. Если пассажир не предоставит справку в бухгалтерию, получить компенсацию затрат на перелет он не сможет. Отправляясь в путешествие по рабочим вопросам, очень важно следить за сохранностью всех летных документов. Они позволят компенсировать все расходы. В случае потери билета или посадочного талона пассажиру придется тратить деньги на получение справки. Такого исхода событий желательно избегать.